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QR Codes Dinâmicos em Eventos

Como usar QR Codes Dinâmicos
em Eventos, Feiras e Congressos?

O QR Code é uma ferramenta que vem sendo aplicada em diversas vertentes, sendo a área de eventos uma das mais beneficiadas com essa tecnologia. Isso porque as vantagens são perceptíveis tanto para os organizadores quanto para os participantes.

QR Code Dinâmico em Eventos, Feiras e Congressos | PrintPIX - Gerador de QR Code Dinâmico

QR Code é uma opção interessante a ser implementada por causa do seu baixo custo e a possibilidade de otimizar e controlar o acesso dos participantes. No entanto, é preciso entender como aplicar o QR Code nos documentos do evento e quais são as etapas necessárias para que a implantação seja eficiente e proporcione os benefícios esperados.

Facilita o cadastramento

O QR Code pode ser incorporado no crachá que dará acesso as dependência do evento. Ele será a identificação do participante, obtida após a inscrição na plataforma informatizada.

O crachá é um recurso imprescindível em um evento científico. Após a inscrição nos sistemas informatizados, o participante poderá gerar o documento automaticamente ou optar pela impressão com QR Code no dia de evento.

Em qualquer uma das alternativas, o layout do crachá já incorporará o QR Code, que será utilizado para controle de acesso dos participantes às palestras, mesas-redondas ou visualização dos banners.

Para tanto, é necessário que o software já permita a inserção automática do QR Code no momento da inscrição e no dia do evento, e que os monitores façam a leitura do código para controle de presença e acesso ao espaço científico.

Traz praticidade

O QR Code pode ser incorporado ao crachá, trazendo praticidade e evitando filas. Além disso, proporciona uma redução significativa dos formulários, pois permite a avaliação dos participantes por meio de um relatório que contabiliza o número de vezes que uma pessoa esteve no evento, por exemplo.

Alguns gestores já incorporam a tecnologia QR Code nas atividades de submissão de artigos científicos como também nos banners de apresentação dos resumos e anais, facilitando o acesso de outras informações para os participantes interessados em conhecer mais sobre a pesquisa.

Dessa forma, caso eles tenham dúvidas ou queiram contatar os autores da pesquisa, é possível conseguir essas informações no QR Code inserido no canto inferior do banner de apresentação e facilitar a comunicação entre os interessados.

Reduz fraudes

Infelizmente, como em todo evento, existem os indivíduos que se aproveitam de um sistema tecnológico falho para burlar regras e aproveitar de benefícios que não lhes foram concedidos.

Uma das irregularidades mais frequentes é quando os indivíduos repassavam o crachá para outros que não estavam inscritos a fim de contabilizar a presença e obter o certificado do evento.

Considerando que o prejuízo nessas situações é de responsabilidade dos infratores, sabe-se que esses acontecimentos prejudicam a imagem da comissão organizadora e subestimam o quantitativo de participantes.

Como a tecnologia QR Code, será possível incorporar funcionalidades que bloqueiam o acesso simultâneo de participantes que estejam utilizando o mesmo crachá, encaminhando os indivíduos para a comissão organizadora.

Permite a emissão de relatórios

Com a incorporação do QR Code, é possível ter o controle de todas as atividades que utilizam a tecnologia. Sendo assim, é possível:

contabilizar a presença diária dos participantes;
ter o registro daqueles que já entregaram os trabalhos científicos;
entre outros.

Além disso, é possível verificar o número de participantes por atividade, como por exemplo uma palestra e, com isso, analisar os temas de maior interesse do público, bem como o tempo que cada indivíduo permaneceu na sala. Isso reflete indiretamente na avaliação do palestrante.

Organiza as atividades

Com o QR Code, a comissão organizadora do evento tem mais facilidade para prever erros e resolver imprevistos, além de integrar uma tecnologia que traz mais credibilidade e segurança ao encontro.

Para tanto, é imprescindível que os gestores escolham adequadamente o software para inclusão dessa tecnologia em todos os formulários e verifiquem previamente a efetividade na leitura do QR Code.

Ademais, a comissão deverá incluir os custos para incorporação dessa ferramenta no valor da inscrição, considerando também os artefatos para leitura do QR Code e o tipo de papel para impressão do código.

O QR Code é uma ferramenta muito interessante para ser incorporada aos eventos científicos, pois permite controle de acesso, levantamento de informações relevantes, avaliação dos palestrantes, dentre outras possibilidades.

Para isso, é preciso conhecer o modo de utilização e incorporá-la em todas as etapas. No entanto, para aqueles gestores que ainda não dominam essa tecnologia, é possível solicitar assessoria de empresas que detém conhecimento sobre a implantação em todos os tipos de eventos.


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